Tugas Individu Psikologi Manajemen (Minggu ke 2)

PERENCANAAN PENETAPAN MANAJEMEN

      A.    DEFINISI PERENCANAAN ATAU (PLANNING)

            Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan adalah dengan membuat perencanaan. Dalam ilmu manajemen menjelaskan bahwa salah satu fungsi pokok manajemen adalah perncanaan, dimana dalam ilmu manajemen menjelaskan bahwa fungsi pokok manajemen terdiri dari perencanaan, koordinasi, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi.

Definisi Perncanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut :

“Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk menc“apai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”

Definisi perencanaan tersebut menjelaskan bahwa perencanaan merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh. Definisi perencanaan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan menggunakan beberapa aspek yakni :

1.    Penentuan tujuan yang akan dicapai.

2.    Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.

3.    Usaha-usaha atau langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternative yang dipilih.

Selain aspek tersebut, perencanaan juga mempunyai manfaat bagi perusahaan sebagai berikut:

1.    Dengan adanya perencanaan, maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan   dengan efektif dan efisien.

2.    Dapat mengatakan bahwa tujuan yang telah ditetapkan tersebut, dapat dicapai dan dapat dilakukan koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal mungkin.

3.    Dapat mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul dengan mengatasi hambatan dan ancaman.

4.    Dapat menghindari adanya kegiatan petumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.

     B.     LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN PERENCANAAN

Proses perencanaan terdiri dari 5 tahap :

1.                   Penetapan Tujuan Organisasi

                        Penetapan tujuan awal organisasi merupakan bagian awal dari proses penyusunan perencanaan. Tujuan organisasi ibarat kompas ayang dijadikan arah abgi keputusan dan aktivitas organisasi. Perumusan tujuan harus dibuat sejelas mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan perumusan tujuan yang bersifat kualitatif  memiliki kecenderungan dalam salah tafsir dari berbagai pihak atau dapat menimbulkan salah persepsi sehingga memberi kesan adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa perumusan tujuan organisasi yang tegas dan jelas maka organisasi akan menghamburkan sumber daya secara berlebihan. Mengenal priorotas akan kekhasan tujuan organisasi akan membuat manajemen dapat menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien. Perumusan organisasi snagat penting baik bagi perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Perumusan tujuan organisasi merupakan prioritas pertama atau kedua, dikarenakan penetapan tujuan organisai merupakan langkah pertama yang sangat esensial didalam perencanaan, maka pemimpin/manajer harus dapat membuat perencanaan yang efektif dan efisien.

2.                   Mendefinisikan Situasi Sekarang (Berjalan)

                        Seberapa jauh suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka pendeknya atau berhasil mencapainya dan berbagai faktor apa yang berpengaruh ? pertanyaan ini tentunya sangat terkait dengan situasi sekarang atau situasi sedang berjalan. Pemimpin/manajer harus menyadari bahwa situasi dan keadaan sekarang sangat dipengaruhi oleh situasi dan kondisi sebelumnya dan posisi sekarang sangan dipengaruhi akan mempengaruhi situasi dan kondisi yang akan datang. Oleh karena itu mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting artinya bagi seorang pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi sekarang merupakan petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yang telah dilakukan telah berjalan efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di dalam menyususn perencanaan untuk masa yang akan datang.

3.                    Mengenal Dukungan dan Kendala

                        Setiap penyususn rencana sebaiknya mengenal apa saja yang akan mendukung perencanaan yang disusum dan kendala apa saja yang merintanginya. Dengan mengenal dukungan dan kendala maka pemimpin/manajer akan dapat mengantisipasi sedini mungkin tentang berbagai hal yang akan terjadi dari kemungkinan yang terjelek (terburuk) sampai kepada kemungkinan terbaik. Sebaiknya pemimpin/manajer lebih memusatkan perhatiannya kepada berbgai kemungkinan terjelek dari pada memusatkan kepada kemungkinan terbaik. Memahami berbagai kemungkinan terjelek akan menyadarkan pemimpin/manajer untuk bertindak hati-hati, sedangkan memperhatikan kemungkinan terbaik akan memotivasi pemimpin/manajer di dalam melaksanakan tugasnya. Segala kemungkinan terjelek dan terbaik harus dapat dicantumkan di dalam penyusunan perencanaan. Pemimpin/manajer dapat menggunakan pendekatan terendah dan tertinggi (high and lawa point method) atau menggunakan teerjelek dan terbaik (the worts and the best method).

4.                    Mengembangkan Premis Peerencanaan

                        Yang dimaksud premis disini adalah asumsi tentang lingkungan dimana organisasi itu berada. Lingkungan organisasi yang sedang berubah akan sangat mempengaruhi aktivitas organisasi, memaksa adaptasi operasi berjalan dan perlu peninjauan tentang segala tatanan yang ada dalam organisasi. Pemimpin/manajer yang ahli akan senantiasa berusaha memanfaatkan sumber informasi yang tersedia guna mengantisipasi dan merencanakan metode yang tepat untuk disesuaikan dengan segala kemungkinan yang akan terjadi. Oleh karena itu, sebelum pemimpin/manajer menyusun rencana sebaiknya pemimpin/manajer telah membuat peramalan yang terkait dengan rencana yang akan di susun. Peramalan akan sangat membantu pemimpin/manajer di dalam menyusun rencana sebab peramalan akan memberikan sinyal dini bagi manajer.

5.                   Mengembangkan Metode Pegawasan Operasi Rencana

                        Meskipun perencanaan berlum dilaksanakan  akan tetapi sebaiknya metode pengawasan yang akan dilakukan telah ditetapkan terlebih dahulu. Didalam metode pengaawasan  telah dperhitungkan berbagai permasalahan dan kendala di lapangan serta berbagai cara  menanggulanginya, jka metode pengawasan  tidak dipersiapkan terlebih dahulu  maka terjadi permasalahan atau kendala di lapangan maka metode pegawasannya cenderung kurang sistematis  dan cenderung bersifat acak. Pengawasan melibatkan analisis berkelanjutan dan pengukuran operasi aktual terhadap standar yang dikembangkan dan di rumuskan di dalam proses perencanaan.

Atau bisa juga mengunnakan langkah-lagkah perencanaan sebagai berikut :

1.   Tentukan Target

                        Tentukan tujuan dari keseluruhan pekerjaan yang akan dilakukan. Anda dapat menuliskannya di komputer atau buku catatan secara terperinci, dengan begitu akan menjadi lebih terorganisir dan rapi. Misalnya, Anda akan melakukan pekerjaan seperti membuat suatu acara, tuliskan terlebih dahulu acara seperti apa yang akan Anda buat. Sehingga nantinya pada saat rapat, tim kerja lainnya dapat membantu Anda untuk menuangkan ide sesuai keinginan.

           

2.   Memilih Pemimpin Tim Kerja yang Tepat

                        Terkadang keputusan dari pemimpin tim kerja tidak dapat dibantah. Hal ini dapat mempersulit Anda dan tim kerja lainnya mencapai tujuan dari rencana kerja yang sudah ditentukan. Oleh karena itu, jangan sampai Anda dan tim kerja salah memilih pemimpin.

3.   Tentukan Tugas, Anggaran dan Waktu 

                        Dalam membuat perencanaan kerja, Anda harus menentukan langkah demi langkah dan tugas apa saja yang harus dilakukan dan diselesaikan. Tentukan pula berapa anggaran yang dibutuhkan untuk menyelesaikan rencana kerja Anda. Perkirakan juga waktu untuk setiap tugasnya agar dapat menjadi acuan untuk dapat diselesaikan dengan cepat.

4.   Atur Secara Logis

                        Aturlah tugas untuk masing-masing orang dalam satu tim kerja secara logis. Fokuskan setiap tugas pada orang yang mampu dan memang cocok dengan jenis pekerjaan yang diberikan. Setelah masing-masing sudah mendapatkan tugasnya, hasil dari perencanaan kerja yang sudah dibuat pasti akan terlaksana sesuai tujuan yang ingin dicapai.

DAFTAR PUSTAKA

            Suandy, Erly. 2003, Perencanaan Pajak  Edisi Revisi, Jakarta : Salemba Empat.

            Hari Purnomo, Setiawan, Zulkieflimansyah. (1996). Manajemen Strategi: Sebuah                                                Konsep  Pengantar.  Jakarta, Universitas Indonesia.   

            M.A. Mukhyi, 1995. Pengantar Manajemen Umum. Jakarta Universitas Gunadarma.