Tugas Individu Psikologi Manajemen (Minggu ke 3)

PERENCANAAN PENETAPAN MANAJEMEN

      A.    Manfaat Perencanaan

1.      Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan                             lingkungan

2.      Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama

3.      Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

4.      Pemilihan berbagai alternatif terbaik

5.      Standar pelaksanaan dan pengawasan

6.      Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan

7.      Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi

8.      Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait

9.      Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

10.  Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

11.  Menghemat waktu, usaha dan dana

      B.     Jenis Perencanaan dalam Organisasi

1.      Perencanaan Strategis

                        Perencanaan strategis dianggap oleh organisasi secara keseluruhan dan dihasilkan oleh tingkat hirarki yang lebih tinggi dari sebuah organisasi. Berkaitan dengan tujuan jangka panjang dan strategi dan tindakan untuk mencapainya. Perencanaan ini merupakan proses dimana eksekutif atau top manajer meramal arah jangka panjang dari suatu entitas dengan menetapkan target spesifik pada kinerja, dengan mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal untuk melakukan tindakan perencanaan yang dipilih.

Hal ini biasanya dilakukan dalam organisasi pada tingkat manajerial, atau tingkat tertinggi perintah, yang dilakukan dengan cara taktik dan prosedur yang digunakan untuk mencapai tujuan tertentu atau diberikan perencanaan jangka panjang lebih dari 5 tahun.
Perencanaan strategis juga merupakan suatu hal untuk merencanakan strategi dalam segala hal, atau dalam kehidupan sehari-hari setiap orang.

2.      Perencanaan Taktis atau Taktik

                        Pada tingkat kedua dari perencanaan, taktis, kinerja berada dalam setiap area fungsional bisnis, termasuk sumber daya tertentu. Perkembangannya terjadi oleh tingkat organisasi menengah, bertujuan untuk efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia untuk jangka menengah proyeksi. Dalam perusahaan besar dengan mudah mengidentifikasi tingkat perencanaan, yang diberikan oleh setiap kepala bagian.

Bagian taktis merupakan proses yang berkelanjutan, yang bertujuan dalam waktu dekat, merampingkan pengambilan keputusan dan menentukan tindakan. Bagian Ini dilakukan secara sistemik karena merupakan totalitas yang dibentuk oleh sistem dan subsistem, seperti yang terlihat dari sudut pandang sistemik. Apakah iteratif, dan proyek mana yang harus fleksibel dan menerima penyesuaian dan koreksi. Teknik ini memungkinkan pengukuran siklus dan evaluasi sebagai dijalankan yang secara dinamis dan interaktif dilakukan dengan orang lain, dan merupakan teknik yang mengkoordinasikan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dari efisiensi.

3.      Perencanaan Operasional

                        Ketidakpastian yang disebabkan oleh tekanan dan pengaruh lingkungan harus berasimilasi pada pertengahan atau taktik yang harus mengkonversi dan menafsirkan keputusan strategis, tingkat tertinggi, ke dalam rencana konkrit di tengah dan membuat rencana yang akan dilakukan dan, pada gilirannya, dibagi lagi menjadi rencana operasional dan rincian yang akan dijalankan pada tingkat operasional.

Karena jadwal pada tingkat operasional sesuai dengan set bagian homogen dari perencanaan taktis, yaitu, mengidentifikasi prosedur spesifik dan proses yang diperlukan di tingkat bawah organisasi, menyajikan rencana aksi atau rencana operasional. Hal ini dihasilkan oleh tingkat organisasi yang lebih rendah, dengan fokus pada kegiatan rutin perusahaan, oleh karena itu, rencana dikembangkan untuk waktu yang singkat.  

Perencanaan Operasional ini dilakukan pada karyawan di tingkat terendah dari organisasi. Membuat perencanaan kecil sebuah organisasi dan merinci bagaimana tujuan akan dicapai. Bahkan, semua titik dasar perencanaan terjadi di tingkat operasional, yang sangat mempengaruhi dan menentukan, bersama dengan, hasil taktik.

Termasuk tugas-tugas operasional dan skema operasi yang benar dan efisien dalam menjalani sistem pendekatan reduksionis proses khas ditutup. Hal ini dilakukan berdasarkan proses diprogram dan teknik komputasi. Ini mengubah ide menjadi kenyataan, atau mengeksekusi tujuan dari suatu tindakan melalui berbagai rute, jangka pendek pekerjaan umumnya kurang dari 1 tahun.

4.      Perencanaan Normatif

                        Mengacu pada penciptaan standar, kebijakan serta peraturan yang ditetapkan untuk operasi organisasi. Hal ini bergantung pada pembentukan standar, metodologi dan metode untuk berfungsinya kegiatan yang direncanakan. Standar-standar tentang pendirian aturan  atau undang-undang dan kebijakan dalam setiap kelompok atau organisasi, terutama untuk menjaga pengendalian, pemantauan dan pengembangan perencanaan dan pengembangan standar dan kebijakan. Perencanaan berhubungan erat dengan desain struktur organisasi. Ini berlaku di daerah yang sangat spesifik, yang umumnya adalah mereka yang mengawasi dan menentukan aspek pada tingkat lainnya tidak dapat dipisahkan.

Daftar Pustaka

            James A.F Stoner. 1996. Manajemen. Jakarta: Erlangga.

            Husaini Usman. 2008. Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.

            Sri Wiludjeng. 2007. Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Garaha Ilmu.

            Stephen P Robbins & Mary Coulter. 2004. Manajemen. Jakarta: Indeks Group                                                      Garamedia.

Tugas Individu Psikologi Manajemen (Minggu ke 2)

PERENCANAAN PENETAPAN MANAJEMEN

      A.    DEFINISI PERENCANAAN ATAU (PLANNING)

            Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan adalah dengan membuat perencanaan. Dalam ilmu manajemen menjelaskan bahwa salah satu fungsi pokok manajemen adalah perncanaan, dimana dalam ilmu manajemen menjelaskan bahwa fungsi pokok manajemen terdiri dari perencanaan, koordinasi, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi.

Definisi Perncanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut :

“Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk menc“apai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”

Definisi perencanaan tersebut menjelaskan bahwa perencanaan merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh. Definisi perencanaan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan menggunakan beberapa aspek yakni :

1.    Penentuan tujuan yang akan dicapai.

2.    Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.

3.    Usaha-usaha atau langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternative yang dipilih.

Selain aspek tersebut, perencanaan juga mempunyai manfaat bagi perusahaan sebagai berikut:

1.    Dengan adanya perencanaan, maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan   dengan efektif dan efisien.

2.    Dapat mengatakan bahwa tujuan yang telah ditetapkan tersebut, dapat dicapai dan dapat dilakukan koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal mungkin.

3.    Dapat mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul dengan mengatasi hambatan dan ancaman.

4.    Dapat menghindari adanya kegiatan petumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.

     B.     LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN PERENCANAAN

Proses perencanaan terdiri dari 5 tahap :

1.                   Penetapan Tujuan Organisasi

                        Penetapan tujuan awal organisasi merupakan bagian awal dari proses penyusunan perencanaan. Tujuan organisasi ibarat kompas ayang dijadikan arah abgi keputusan dan aktivitas organisasi. Perumusan tujuan harus dibuat sejelas mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan perumusan tujuan yang bersifat kualitatif  memiliki kecenderungan dalam salah tafsir dari berbagai pihak atau dapat menimbulkan salah persepsi sehingga memberi kesan adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa perumusan tujuan organisasi yang tegas dan jelas maka organisasi akan menghamburkan sumber daya secara berlebihan. Mengenal priorotas akan kekhasan tujuan organisasi akan membuat manajemen dapat menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien. Perumusan organisasi snagat penting baik bagi perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Perumusan tujuan organisasi merupakan prioritas pertama atau kedua, dikarenakan penetapan tujuan organisai merupakan langkah pertama yang sangat esensial didalam perencanaan, maka pemimpin/manajer harus dapat membuat perencanaan yang efektif dan efisien.

2.                   Mendefinisikan Situasi Sekarang (Berjalan)

                        Seberapa jauh suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka pendeknya atau berhasil mencapainya dan berbagai faktor apa yang berpengaruh ? pertanyaan ini tentunya sangat terkait dengan situasi sekarang atau situasi sedang berjalan. Pemimpin/manajer harus menyadari bahwa situasi dan keadaan sekarang sangat dipengaruhi oleh situasi dan kondisi sebelumnya dan posisi sekarang sangan dipengaruhi akan mempengaruhi situasi dan kondisi yang akan datang. Oleh karena itu mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting artinya bagi seorang pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi sekarang merupakan petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yang telah dilakukan telah berjalan efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di dalam menyususn perencanaan untuk masa yang akan datang.

3.                    Mengenal Dukungan dan Kendala

                        Setiap penyususn rencana sebaiknya mengenal apa saja yang akan mendukung perencanaan yang disusum dan kendala apa saja yang merintanginya. Dengan mengenal dukungan dan kendala maka pemimpin/manajer akan dapat mengantisipasi sedini mungkin tentang berbagai hal yang akan terjadi dari kemungkinan yang terjelek (terburuk) sampai kepada kemungkinan terbaik. Sebaiknya pemimpin/manajer lebih memusatkan perhatiannya kepada berbgai kemungkinan terjelek dari pada memusatkan kepada kemungkinan terbaik. Memahami berbagai kemungkinan terjelek akan menyadarkan pemimpin/manajer untuk bertindak hati-hati, sedangkan memperhatikan kemungkinan terbaik akan memotivasi pemimpin/manajer di dalam melaksanakan tugasnya. Segala kemungkinan terjelek dan terbaik harus dapat dicantumkan di dalam penyusunan perencanaan. Pemimpin/manajer dapat menggunakan pendekatan terendah dan tertinggi (high and lawa point method) atau menggunakan teerjelek dan terbaik (the worts and the best method).

4.                    Mengembangkan Premis Peerencanaan

                        Yang dimaksud premis disini adalah asumsi tentang lingkungan dimana organisasi itu berada. Lingkungan organisasi yang sedang berubah akan sangat mempengaruhi aktivitas organisasi, memaksa adaptasi operasi berjalan dan perlu peninjauan tentang segala tatanan yang ada dalam organisasi. Pemimpin/manajer yang ahli akan senantiasa berusaha memanfaatkan sumber informasi yang tersedia guna mengantisipasi dan merencanakan metode yang tepat untuk disesuaikan dengan segala kemungkinan yang akan terjadi. Oleh karena itu, sebelum pemimpin/manajer menyusun rencana sebaiknya pemimpin/manajer telah membuat peramalan yang terkait dengan rencana yang akan di susun. Peramalan akan sangat membantu pemimpin/manajer di dalam menyusun rencana sebab peramalan akan memberikan sinyal dini bagi manajer.

5.                   Mengembangkan Metode Pegawasan Operasi Rencana

                        Meskipun perencanaan berlum dilaksanakan  akan tetapi sebaiknya metode pengawasan yang akan dilakukan telah ditetapkan terlebih dahulu. Didalam metode pengaawasan  telah dperhitungkan berbagai permasalahan dan kendala di lapangan serta berbagai cara  menanggulanginya, jka metode pengawasan  tidak dipersiapkan terlebih dahulu  maka terjadi permasalahan atau kendala di lapangan maka metode pegawasannya cenderung kurang sistematis  dan cenderung bersifat acak. Pengawasan melibatkan analisis berkelanjutan dan pengukuran operasi aktual terhadap standar yang dikembangkan dan di rumuskan di dalam proses perencanaan.

Atau bisa juga mengunnakan langkah-lagkah perencanaan sebagai berikut :

1.   Tentukan Target

                        Tentukan tujuan dari keseluruhan pekerjaan yang akan dilakukan. Anda dapat menuliskannya di komputer atau buku catatan secara terperinci, dengan begitu akan menjadi lebih terorganisir dan rapi. Misalnya, Anda akan melakukan pekerjaan seperti membuat suatu acara, tuliskan terlebih dahulu acara seperti apa yang akan Anda buat. Sehingga nantinya pada saat rapat, tim kerja lainnya dapat membantu Anda untuk menuangkan ide sesuai keinginan.

           

2.   Memilih Pemimpin Tim Kerja yang Tepat

                        Terkadang keputusan dari pemimpin tim kerja tidak dapat dibantah. Hal ini dapat mempersulit Anda dan tim kerja lainnya mencapai tujuan dari rencana kerja yang sudah ditentukan. Oleh karena itu, jangan sampai Anda dan tim kerja salah memilih pemimpin.

3.   Tentukan Tugas, Anggaran dan Waktu 

                        Dalam membuat perencanaan kerja, Anda harus menentukan langkah demi langkah dan tugas apa saja yang harus dilakukan dan diselesaikan. Tentukan pula berapa anggaran yang dibutuhkan untuk menyelesaikan rencana kerja Anda. Perkirakan juga waktu untuk setiap tugasnya agar dapat menjadi acuan untuk dapat diselesaikan dengan cepat.

4.   Atur Secara Logis

                        Aturlah tugas untuk masing-masing orang dalam satu tim kerja secara logis. Fokuskan setiap tugas pada orang yang mampu dan memang cocok dengan jenis pekerjaan yang diberikan. Setelah masing-masing sudah mendapatkan tugasnya, hasil dari perencanaan kerja yang sudah dibuat pasti akan terlaksana sesuai tujuan yang ingin dicapai.

DAFTAR PUSTAKA

            Suandy, Erly. 2003, Perencanaan Pajak  Edisi Revisi, Jakarta : Salemba Empat.

            Hari Purnomo, Setiawan, Zulkieflimansyah. (1996). Manajemen Strategi: Sebuah                                                Konsep  Pengantar.  Jakarta, Universitas Indonesia.   

            M.A. Mukhyi, 1995. Pengantar Manajemen Umum. Jakarta Universitas Gunadarma.

Tugas Individu Psikologi Manajemen (Minggu ke 1)

MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN

1)      PENGERTIAN / DEFINISI

a)      MANAJEMEN

            Pengertian Manajemen dalam bahasa Inggris “management” dengan kata kerja to manage yang secara umum berarti megurusi atau mengelola. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi pimpinan dan kepemimpinan, yaitu orang-orang yang melakukan kegiatan memimpin, disebut “manajer” .

Menurut Kamus  Besar Bahasa Indonesia (KBBI), manajemen adalah “penggunaan sumber daya secara efektif mungkin untuk mencapai sasaran”.

            Berikut dikutip dan dijelaskan pengertian manajemen dan pendapat-pendapat beberapa                 ahli :

Menurut James A.F Stoner 

            Pengertian manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalaian upaya dari anggota organisasi secara penggunaan semua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Menurut Robins dan Coulter (2007)

            Manajemen adalah proses pengkoordinasian kegiatan-kegiatan pekerjaan sehinggag pekerjaantersebut terselesaikan secara efesien dan efektif dengan dan melalui orang lain.

Efisiensi mengacu pada memperoleh output terbesar dengan input terkecil ; digambarkan sebagai “melakukan segala sesuatu secara benar.” Sedangkan efektivitas menagacu pada meneyelesaikan kegiatan-kegiatan sehingga sasaran organisasi dapat tercapai; digambarkan sebagai “melakukan segala sesuatu yang benar”.

Menurut Heene dan Desmidt (2010)

           

            Manajemen adalah serangkaian aktivitas manusia yang berkesinambungan dalam mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkannya.

Menurut Assauri (2004)

           

            “Pengertian manajemen adalah kegiatan atau suatu usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan atau mengkoordinasikan kegiatan-kegiatanorang lain.”

Menurut Harsey dan Blanchard (2005)

           

            “Pengertian manajemen adalah seni dan ilmu dalam perencanaa, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan.”

b)     KEPEMIMPINAN

       

Definisi tentang kepemimpinan bervariasi sebanyak orang yang mencoba mendefinisikan konsep kepemimpinan. Definisi kepemimpinan secara luas adalah meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan organisasi, memotivasi perilaku pengikut untuk mencapai tujuan, mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok dan budayanya. Selain itu juga mempengaruhi interpretasi mengenai peristiwa-peristiwa para pengikutnya, pengorganisasian dan aktivitas-aktivitas untuk mencapai sasaran, memelihara hubungan kerja sama dan kerja kelompok, perolehan dukungan dan kerja sama dari orang-orang di luar kelompok atau organisasi.

Kepemimpinan dipahami dalam dua pengertian yaitu sebagai kekuatan untuk menggerakkan dan mempengaruhi orang. Kepemimpina hanyalah sebuah alat, sarana atau proses untuk membujuk orang agar bersedia melakukan sesuatu secara suka rela/ suka cita.

Kepemimpinan adalah proses mengarahkan dan mempengaruhi aktivitas-aktivitas yang ada hubungannya dengan pekerjaan para anggota kelompok. Tiga implikasi penting yang terkandung dalam hal ini yaitu: (1) kepemimpinan itu melibatkan orang lain baik itu bawahan maupun pengikut, (2) kepemimpinan melibatkan pendistribusian kekuasaan antara pemimpin dan anggota kelompok secara seimbang, (3) adanya kemampuan untuk menggunakan berbagai bentuk kekuasaan yang berbeda-beda untuk mempengaruhi tingkah laku pengikutnya dengan berbagai cara.

2)      KESIMPULAN

Dari beberapa penjelasan di atas penulis dapat mengambil sebuah kesimpulan bahwa :

Manajemen merupakan sebuah ilmu dan seni yang mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

            Adapun fungsi-fungsi manajemen meliputi beberapa hal yaitu:

1. Planning merupakan fungsi manajemen yg berkenaan dgn pendefinisian sasaran utk kinerja organisasi di masa depan dan utk memutuskan tugas-tugas dan sumber daya-sumber daya yg digunakan yg dibutuhkan utk mencapai sasaran tersebut.

2. Organizing merupakan fungsi manajemen yg berkenaan dgn penugasan mengelompokkan tugas-tugas ke dalam departemen-departemen dan mengalokasikan sumber daya ke departemen.

3. Leading fungsi manajemen yg berkenaan dgn bagaimana menggunakan pengaruh utk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi.

4. Controlling fungsi manajemen yg berkenaan dgn pengawasan terhadap aktivitas karyawan menjaga organisasi agar tetap berada pada jalur yg sesuai dgn sasaran dan melakukan koreksi apabila diperlukan.

Kepemimpinan yaitu merupakan suatu proses mempengaruhi, mengarahkan, atau memberi contoh kepada pengikutnya untuk mencapai tujuan organisasi yang diharapkan. Pemimpin dalam kepemimpinan dibagi atas dua bagian yaitu pemimpin formal, pemimpin yang secara resmi dipilih oleh suatu organisasi berdasarkan keputusan secara resmi untuk menempati suatu jabatan. Dan pemimpin informal yaitu orang yang tidak mendapatkan pengangkatan formal sebagai pemimpin.

Dalam kepemimpinan ada beberapa teori di dalamnya, antara lain teori sifat, teori kepribadian perilaku, teori kepemimpinan situasional, teori genetis, teori sosial, dan teori ekologis. Selain teori, ada fungsi dari kepemimpinan dalam organisasi yang meliputi;

a.       Fungsi instruktif

b.      Fungsi konsultatif

c.       Fungsi partisipasi

d.      Fungsi delegasi

e.       Fungsi pengendalian

DAFTAR PUSTAKA

Assauri, Sofjan. 2003. Managemen Produksi, Edisi Revisi. Jakarta : LPFE Universitas Indonesia

Charles, A., Taff 1996. Manajemen Transportasi dan Distribusi Fisis, Terjemahan Menurut Marianus Sinaga, Jilid  I, Edisi Ketujuh, Cetakan Ketiga. Jakarta : Erlangga

Heizer, Jay & Barry Render. 2004. Operation Management. Ithaca & London : Cornel University Pres

Prawirosentono, Suyadi. 2001. Manajemen Operas. Edisi Ketiga, Cetakan I, Jakarta : Bumi Akasara.

Rangkuti, Fredy. 2000. Manajemen Persediaan. Aplikasi di Bidang Bisnis,  Cetakan Rangkuti Ketiga. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada.

Tampubolon, Manahan P. 2004. Manajemen Operasional. Jakarta : Ghalia Indonesia

                       Rahmat, Definisi Manajemen, disalin dari website: http://blog.re.or.id/definisi-                                           manajemen.htm